‌020 7290 710 asiakaspalvelu@premises.fi

Toimitilan vuokraus: Mitä sinun tulee tietää

18.11.2025

Toimitilan vuokraus on strateginen päätös, joka vaikuttaa yrityksesi kustannuksiin, brändiin ja toiminnan joustavuuteen. Tässä artikkelissa opit kaiken oleellisen: sijainnin merkityksestä vuokrasopimusehtoihin, budjetoinnista teknisiin vaatimuksiin ja neuvotteluvaiheeseen.

Johdanto

Yritykselle toimitilan valinta ei ole vain neliöitä – se on investointi, joka muokkaa arkea, kustannusrakennetta ja liiketoiminnan kehittymistä. Oikein valittu tila voi tukea työntekijöiden hyvinvointia, houkutella asiakkaita ja mahdollistaa kasvua. Väärä ratkaisu puolestaan voi tulla kalliiksi – liian kaavoiteltu tila, huonot kulkuyhteydet tai rajoittavat sopimusehdot voivat rajoittaa yritystäsi.

Tässä oppaassa käsitellään toimitilan vuokrauksen vaiheet, tärkeimmät tekijät ja riskit. Jos haluat, voimme räätälöidä version erityisesti Helsingin, Tampereen tai muun kaupungin näkökulmasta.

1. Miksi toimitilan valinta on kriittinen

  • Brändi ja ensivaikutelma: Asiakkaat arvioivat yritystäsi jo toimitilan perusteella. Keskeisellä paikalla oleva, tyylikkäästi viimeistelty tila viestii luotettavuutta.

  • Työympäristö: Hyvin suunniteltu tila lisää työntekijöiden tehokkuutta ja viihtyvyyttä.

  • Kustannukset: Toimitilakulut (vuokra + käyttö + ylläpito) ovat usein henkilöstö- jälkeen suurimpia yrityksen menoeriä.

  • Joustavuus ja kasvu: Yrityksen tilatarpeet saattavat muuttua; tila, jota ei voi muokata tai josta on vaikea irtautua, voi rajoittaa liiketoimintaa.

2. Sijainti ratkaisee – missä tila sijaitsee?

2.1 Saavutettavuus ja liikenne

  • Julkiset kulkuyhteydet: onko tila lähellä bussipysäkkiä, rautatieasemaa, metroa tai ratikkaa?

  • Pysäköinti: asiakas- ja henkilöstöpysäköinti voi olla kriittinen tekijä, erityisesti autoilevassa asiakaskunnassa.

  • Liikennöintimahdollisuudet ja reitit: logistiikassa toimitilan on oltava helposti saavutettavissa rekeillä, kuorma-autoilla tai jakeluautoilla.

2.2 Kaupungin rakenne ja kehitys

  • Alueiden kehittyminen (uudistuvat kaupunginosat, kaupunkisuunnittelun muutokset) voi nostaa toimitilan arvoa.

  • Kilpailutilanne: mikä on muiden toimijoiden määrä alueella? Johtavatko ne kilpailuun vai synergiaan?

2.3 Lähipalvelut ja infra

  • Ravintolat, kahvilat, palvelut sekä muut toimijat vahvistavat alueen elinvoimaisuutta.

  • Infrastruktuuri kuten valaistus, kadunvarsi­järjestelyt, jätehuolto, katualueiden kunnossapito vaikuttavat tilan toimivuuteen.

3. Tilatarpeiden määrittely – kuinka paljon tilaasi todella tarvitsee?

3.1 Toiminnalliset vaatimukset

Analysoi kaikki käyttäjäryhmät ja tilankäytöt: työntekijöiden työpisteet, neuvotteluhuoneet, asiakaspalvelutilat, varastointi, huolto, sosiaalitilat jne.

3.2 Ohjearvot ja laskentakaavat

  • Työpiste: 7–12 m² per henkilö (riippuen työn luonteesta)

  • Neuvottelutilat: 2–4 m² per henkilö

  • Asiakaspalvelu: 3–5 m² per asiakas

  • Varastotila: 5–20 % kokonais­pinta-alasta

  • Sosiaalitilat: 1-2 m² per henkilö

Esimerkki: Jos yrityksessä on 20 työntekijää, 2 neuvotteluhuonetta (kumpikin 8 henkilölle), asiakaspalvelutilaa 10 m² ja varasto 15 % osuuden, kokonaislaskelma voi näyttää tältä:

  • Työpisteet: 20 × 9 m² = 180 m²

  • Neuvotteluhuoneet: 2 × (8 × 3 m²) = 48 m²

  • Asiakaspalvelutila: 10 m²

  • Varasto: 0,15 × (180 + 48 + 10) ≈ 36 m²

  • Sosiaalitilat: 20 × 1,5 m² = 30 m²
    → Yhteensä ≈ 304 m²

Lisäksi on syytä jättää puskureita odottamattomalle laajentumiselle tai tilanne­muutoksille.

3.3 Muunneltavuus ja tilojen joustavuus

  • Mahdollisuus jakaa tilaa väliseinillä tai yhdistää osia

  • Avotiloista huoneiksi ja päinvastoin

  • Katon kantavuus (tuotannon tai raskaiden laitteiden varalle)

  • LVI-, sähkö- ja viestintäverkon rakenne ja kapasiteetti

4. Vuokrasopimus – ehdot, riskit ja neuvottelu

4.1 Vuokra-aika, irtisanominen ja jatko-optio

  • Usein sopimukset tehdään 3–5 vuoden määräajaksi (usein myös 1–2 v + optio)

  • Joustavat irtisanomisehdot tai sopimuksen alkamisen lykkääminen voivat olla neuvottelun kohteita

  • Käytä tarvittaessa välissä optiojaksot (esim. jatkomahdollisuus 2 vuotta)

4.2 Vuokrankorotusperusteet

  • Indeksikorotus (esim. elinkustannusindeksi)

  • Kiinteän vuokrankorotuksen sopiminen

  • Kiinteistön kulujen muutokset (esim. ylläpitokulut)

4.3 Vuokra- ja käyttökustannukset – bruttovuokra vs nettoperiaate

Sopimustyyppi Sisältää ylläpitokulut Edut Haitat
Bruttovuokra Kyllä (lämmitys, vesi, siivous, yhteiset tilat) Ennustettavuus Perusvuokra usein korkeampi
Nettovuokra Ei, vuokralainen maksaa kulut erikseen Matala perusvuokra Toimitilan kuukausimenot vaihtelevat
Liikevaihtosidonnainen vuokra Perusvuokra + % liikevaihdosta Vuokra “skaalautuu” liiketoiminnan mukaan Vuokranantajalle vaatii läpinäkyvyyttä kauppatiedoissa

Osa sopimuksista voi olla hybridejä (osa kustannuksista sisältyy, osa erikseen).

4.4 Remontit, muutostyöt ja kunnostusvastuut

  • Kuka vastaa muutostöistä?

  • Onko vuokranantaja valmis osallistumaan kustannuksiin?

  • Palautetaanko tila alkuperäiseen kuntoon?

  • Tarvitaanko rakennuslupia tai toimenpidelupia muutoksiin?

4.5 Käyttötarkoitus ja lupaehdot

  • Sopimuksessa on määriteltävä, mitä toimintaa tilassa saa harjoittaa

  • Rajoitukset: esimerkiksi ravintola, tuotanto, kemikaalit

  • Urakkalisenssit, käyttölupien vaatimukset

4.6 Vakuudet, takuut ja vakuutukset

  • Tyypillisesti 2–3 kuukauden vuokraa vastaava vakuus

  • Pankkitakaus tai rahavakuus

  • Vuokranantajan ja vuokralaisen vastuut vakuutuksista (esim. kiinteistövakuutus)

    4.7 Triple Net (NNN) -vuokrasopimus toimitiloissa

    Triple Net -vuokrasopimus (NNN) on erityisesti kansainvälisillä markkinoilla yleinen malli, jossa vuokralainen vastaa perusvuokran lisäksi kolmesta keskeisestä kustannuserästä:

    1. Kiinteistöveroista

    2. Vakuutuksista

    3. Ylläpitokuluista (mm. huollot, siivous, lämmitys, korjaukset).

    Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että vuokralainen kantaa lähes kaikki kiinteistön ylläpitoon ja käyttöön liittyvät kustannukset, kun taas vuokranantajan vastuu rajoittuu pääasiassa rakennuksen rakenteelliseen kuntoon ja investointeihin.

    Hyödyt ja haitat:

    • Vuokralaiselle NNN-malli tuo usein läpinäkyvyyttä ja mahdollisuuden hallita itse kuluja, mutta samalla se kasvattaa riskiä kulujen noustessa.

    • Vuokranantajalle malli tarjoaa ennustettavan kassavirran ja vähentää ylläpitoriskejä.

    Suomessa triple net -malli ei ole vielä vakiintunut laajasti, mutta isot kansainväliset vuokralaiset ja sijoittajat voivat suosia sitä erityisesti logistiikka- ja tuotantokiinteistöissä, joissa kustannusrakenne on merkittävä osa kokonaisvuokraa.

    4.8 ALV ja toimitilan vuokraus

    Toimitilan vuokraus on Suomessa lähtökohtaisesti arvonlisäverotonta, mutta vuokranantaja voi hakeutua vapaaehtoisesti arvonlisäverovelvolliseksi. Tämä tarkoittaa, että vuokraan lisätään 25,5 %:n (vuoden 2025 taso) ALV, mutta ALV-rekisteröity vuokralainen voi vähentää sen kokonaisuudessaan omassa verotuksessaan.

    Esimerkki:

    • Nettovuokra: 20 €/m²/kk

    • Tila 300 m² → 6 000 €/kk

    • ALV 25,5 %: 1 530 €

    • Kokonaisvuokra laskussa: 7 530 €/kk

    Jos yritys on ALV-rekisteröity, 1 530 € voidaan vähentää → todellinen kustannus pysyy 6 000 €/kk.

    Sen sijaan tilanteessa jossa vuokralainen ei ole ALV-velvollinen esim. osa järjestöistä, yhdistyksistä tai terveyspalveluista (tiloja ei yleensä vuokrata tälläiselle toimijalle), se vuokrataan alvittomana, koska vuokranantaja ei voi tällöin periä vuokrasta alvia. Tästä koituu kuitenkin lisäkuluja, koska vuokranantaja ei voi vähentää esim. ylläpidosta aiheutuvien kulujen alveja, joka joudutaan huomioimaan vuokrassa, sitä korottavana tekijänä. Tämä nostaa kustannuksia merkittävästi.

    💡 Tämä on yksi tärkeimmistä asioista, jotka tulee selvittää ennen sopimuksen allekirjoittamista.

5. Tekninen varustelu ja rakennustekniset näkökulmat

5.1 Rakennuksen kunto ja tekniikka

  • Sähköjärjestelmät, kytkentäkapasiteetti

  • LVI-järjestelmät, ilmanvaihto

  • Kaapeli- ja dataverkot

  • Tason ja lattiarakenteiden kuormitus

  • Kylmälaitteet, jäähdytys tai erityisilmastointi

5.2 Energiankulutus ja vastuullisuus

  • Energiatehokkuus (esim. energiatodistus, BREEAM/LEED)

  • Uusiutuva energia, aurinkopaneelit, lämmöntalteenotto

  • Sähköautojen latauspisteet, pyöräparkit ja suihkutilat

  • Kestävä rakennustekniikka ja matala hiilijalanjälki

5.3 Esteettömyys ja turvallisuus

  • Esteetön kulku, hissit, leveät ovet

  • Turvajärjestelmät: kulunvalvonta, kameravalvonta, paloturvallisuus

  • Hälytysjärjestelmät ja pelastustiet

  • Yleis- ja työympäristöturvallisuus vaatimusten mukaisesti

6. Vuokraustarjousten vertailu ja päätöksenteko

6.1 Tarjousvertailun kriteerit

Kun olet kerännyt useita kohde- ja tarjousvaihtoehtoja, vertaa:

  • Vuokrahinta (€/m²/kk)

  • Käyttö- ja ylläpitokulut

  • Sopimusehdot ja joustavuus

  • Muutosmahdollisuudet ja uudelleenkäyttö

  • Tekninen laatu

  • Vuokranantajan maine ja luotettavuus

  • Sijainnin vetovoima

6.2 Pisteytysmalli vertailuun

Voit käyttää pisteytystä, jossa annat painoarvon eri tekijöille (esim. sijainti 30 %, kustannukset 25 %, joustavuus 20 %, tekninen varustelu 15 %, palvelut 10 %). Tämä auttaa objektiivisesti nostamaan parhaat kohteet esiin.

6.3 Neuvottelu ja tarjouspyynnöt

  • Pyydä omistajalta yksityiskohtaiset kokonaishintalaskelmat

  • Neuvottele remonttikulujen jakautuminen

  • Varmista, että vuokrasopimusehdot vetoavat molempiin osapuoliin

  • Pyydä mahdollisuus katsoa tila valmiina (jos aiemmin vuokrattu)

  • Tee due diligence – tarkasta kiinteistön oikeudet, kaavoitus, rasitteet

    6.4 Vuokralaisen due diligence – tarkistuslista

    Ennen vuokrasopimuksen allekirjoittamista vuokralaisen kannattaa tehdä oma “due diligence” eli huolellinen tarkastus, jolla minimoidaan riskit.

    Tarkistettavat asiat:

    • Kaavoitus ja käyttötarkoitus: Onko tilan käyttö sallittu suunniteltuun tarkoitukseen (esim. tuotanto, ravintola, toimisto)?

    • Rakennustekniset tiedot: Kantavuudet, ilmanvaihto, sähkökapasiteetti, paloturvallisuus.

    • Energiatodistus ja kulutustiedot: Sähkö, lämpö, vesi – mitä kiinteistö kuluttaa?

    • Ympäristövastuut: Onko kiinteistöllä maaperän pilaantumista tai muita vastuita?

    • Rasitteet ja sopimukset: Onko tilaan liittyviä rasitteita, vuokraoikeuksia tai kolmansien osapuolten ehtoja?

    • Vuokranantajan tausta: Onko omistaja vakavarainen ja tunnettu luotettavuudestaan?

    • Turvallisuus: Kulunvalvonta, kameravalvonta, poistumistiet.

    • Sopimusvelvoitteet: Onko palautusvelvollisuus (”make good”) määritelty selkeästi?

    📌 Hyvin tehty due diligence vähentää riskejä ja voi säästää yritykselle suuria summia tulevaisuudessa.

7. Sopimuksen jälkeen: muutokset, hallinta ja uudelleenneuvottelu

7.1 Seuranta ja kustannusten hallinta

  • Pidä kuluseuranta läpinäkyvänä

  • Varmista, että vuokranantaja tekee sopimuksen mukaiset ylläpitotoimet

  • Suunnittele ylläpitotoimet ja budjetointi pidemmälle aikavälille

7.2 Tilamuutokset ja laajentuminen

  • Jos liiketoimintasi kasvaa, käytä sopimuksessa optioita laajentaa tai muuttaa tilaa

  • Käytä modulaarisia rakenteita, joilla tila mukautuu eri käyttötarpeisiin

7.3 Uudelleenneuvottelu ja irtautuminen

  • Neuvottele ajoissa sopimuksen päättyessä

  • Jos liiketoiminta muuttuu, varaudu etsimään toisenlainen tila

  • Tee ennakointia ja varmista mahdollisuudet irtautua järkevästi

    7.4 Kustannusten pitkäaikainen ennustettavuus

    Toimitilan vuokraus ei ole vain kuukausittainen kuluerä, vaan se on usein pitkän aikavälin sitoumus, jonka kokonaiskustannukset voivat nousta huomattaviksi.

    Esimerkki elinkaarilaskelmasta (10 vuotta, 300 m² tila):

    • Nettovuokra: 20 €/m²/kk → 6 000 €/kk

    • Ylläpitokulut (lämpö, sähkö, vesi, huolto): 5 €/m²/kk → 1 500 €/kk

    • Yhteensä: 7 500 €/kk → 90 000 €/vuosi

    • 10 vuodessa: 900 000 € + mahdolliset indeksikorotukset

    Jos vuokra eroaa kilpailijalla vain 1 €/m², se tarkoittaa 300 €/kk lisäkustannusta → 3 600 €/vuosi → 36 000 € kymmenessä vuodessa.

    💡 Pienetkin erot vuokrassa ja ylläpitokuluissa kumuloituvat pitkässä juoksussa, minkä vuoksi kokonaistaloudellisuus on tärkeämpää kuin pelkkä lähtövuokra.

8. FAQ: Usein kysytyt kysymykset toimitilan vuokrauksesta

Mikä on tyypillinen vuokra-aika toimitilassa?
Yleensä 3–5 vuotta. Aloittaville yrityksille sopii lyhyempi sopimus optiolla. Sopimuksen pituus vaikuttaa usein neuvotteluvaltaan ja vuokran suuruuteen.

Vaaditaanko vakuus? Kuinka suuri?
Kyllä. Tyypillisesti 2–3 kuukauden vuokraa vastaava summa, mutta luottokelpoisuus ja liiketoiminnan vakaus voivat vaikuttaa vakuuden suuruuteen.

Voiko tila olla ALV-vuokralle?
Kyllä. Toimitilojen vuokraus on lähtökohtaisesti arvonlisäverotonta, mutta vuokranantaja voi hakeutua arvonlisäverovelvolliseksi, jolloin vuokraan lisätään 24 % ALV:ta. ALV-rekisteröity vuokralainen voi vähentää tämän veron omassa verotuksessaan.

Mitä jos liiketoiminta ei kannata? Voinko irtisanoa?
Irtisanomismahdollisuudet on tärkeää neuvotella sopimukseen. Lyhyet irtisanomisajat tai optio­ehtojen käyttö voi tuoda joustavuutta tässä.

Miten muutostyöt ja remontit sovitaan?
Tyypillisesti vähäiset muutokset (maalaus, kevyet väliseinät) ovat sallittuja vuokranantajan luvalla. Suuremmat rakennemuutokset vaativat aina kirjallisen sopimuksen ja joskus rakennusluvan.

 

Ydinasiat

| Sijainti + sopimusehdot + tekninen varustelu | ratkaisevat toimitilan vuokrauksessa. |
Huolellinen tilatarpeen määrittely, kustannusten arviointi ja neuvotteluvara tuovat kilpailuedun.

Ota yhteyttä!

Etsitkö toimitilaa, mutta et halua jäädä pelkkiin vaatimuksiin? CRE Premises auttaa räätälöimään toimitilaratkaisut juuri sinun yrityksellesi. Ota yhteyttä asiantuntijoihimme jo tänään ja varmista, että seuraava toimitilasi tukee sekä liiketoimintaasi että kasvuasi.

Lue myös kattava oppaamme liiketilan vuokraukseen

tag