Toimistohotelli vai oma toimisto? Edullisin vaihtoehto riippuu työpisteiden käyttöasteesta, tarvittavista palveluista ja siitä, kuinka pitkäksi aikaa yritys voi sitoutua tilaan. Coworking voi olla kustannustehokas satunnaiseen työskentelyyn, toimistohotelli pienelle tiimille ja oma vuokratoimisto vakiintuneeseen, säännölliseen käyttöön. Pelkkä kuukausihinta tai neliövuokra ei kuitenkaan ratkaise kokonaisuutta.
Etsitkö yrityksellesi toimistoa? Tutustu CRE Premisesin vuokrattaviin toimitiloihin ja kerro tiimisi koko, sijaintitoiveesi sekä työskentelytapasi. Autamme kartoittamaan sopivia vaihtoehtoja.
Halpa työpiste voi muuttua kalliiksi, jos neuvotteluhuoneet laskutetaan erikseen. Edullinen vuokratoimisto puolestaan voi vaatia kalusteita, tietoliikenneyhteyksiä ja muutostöitä ennen ensimmäistä työpäivää.
Tässä oppaassa vertailemme vaihtoehtoja yrityksen kokonaiskustannusten näkökulmasta. Omalla toimistolla tarkoitetaan yrityksen yksinomaiseen käyttöön vuokrattua tilaa, ei omistukseen ostettua toimitilaa.
Mitä eroa on coworkingilla, toimistohotellilla ja omalla toimistolla?
Coworking tarkoittaa yhteisöllistä työtilaa, jossa käytössä voi olla vaihtuva tai nimetty työpiste. Toimistohotellissa yrityksellä on tyypillisesti oma huone tai toimistokokonaisuus, mutta osa tiloista ja palveluista jaetaan muiden käyttäjien kanssa.
Omassa vuokratoimistossa yritys hallitsee omaa tilakokonaisuuttaan ja järjestää palvelut sopimuksen mukaisesti itse tai palveluntarjoajien kautta.
Nimitykset eivät ole yhdenmukaisia. Samassa kohteessa voidaan tarjota kaikkia kolmea ratkaisua, joten ratkaisevaa on tarjouksen sisältö.
| Ratkaisu | Mistä yleensä maksetaan? | Keskeinen hyöty | Tarkistettava kustannusriski |
|---|---|---|---|
| Coworking | Käyttöpäivistä, jäsenyydestä tai työpisteestä | Vähäinen aloitusinvestointi ja mahdollisuus joustavaan käyttöön | Nimetyt käyttäjät, käyttörajat ja kokoustilojen lisämaksut |
| Toimistohotelli | Omasta huoneesta ja palvelukokonaisuudesta | Oma työrauha ja valmiita palveluja | Palvelujen rajaukset, henkilömäärän vaikutus hintaan ja lisätilat |
| Oma vuokratoimisto | Tilasta sekä erikseen sovituista käyttö- ja palvelukuluista | Tilan hallinta ja muokkaaminen oman työn tarpeisiin | Kalustaminen, ylläpito, tyhjät työpisteet ja pitkä sitoutuminen |
Coworking – milloin maksat vain tarvitsemastasi työtilasta?
Coworking voi sopia yksinyrittäjälle, etäpainotteiselle tiimille tai yritykselle, joka tarvitsee työtilaa uudelta paikkakunnalta ennen pysyvää sijoittumista.
Suurin hyöty syntyy silloin, kun ostettu käyttö vastaa todellista tarvetta. Muutamana päivänä kuukaudessa työskentelevä yrittäjä ei välttämättä tarvitse jatkuvasti omaa huonetta.
Selvitä, mitä jäsenyys oikeuttaa käyttämään
Tarkista, onko työpiste varattavissa etukäteen, onko pääsy rajattu tiettyihin aikoihin ja sisältyvätkö puhelinkopit tai neuvotteluhuoneet hintaan. Selvitä myös säilytys, näytöt, vierailijat ja mahdollinen yrityksen osoitepalvelu.
Käyttöoikeus ei välttämättä ole siirrettävissä työntekijältä toiselle. Kahdeksan hengen tiimi ei siis automaattisesti voi ostaa neljää henkilökohtaista jäsenyyttä ja vuorotella niiden käytössä.
Coworking ei myöskään ole aina halvin päivittäisessä käytössä. Jos koko tiimi tarvitsee jatkuvasti työpisteet, runsaasti kokoustunteja ja luottamuksellista keskustelutilaa, oma huone tai toimisto voi olla toimivampi kokonaisuus.
Toimistohotelli – mitä palveluista kannattaa maksaa?
Toimistohotelli sijoittuu usein coworkingin ja itsenäisen vuokratoimiston väliin. Yritys saa oman työtilan, mutta esimerkiksi keittiö, vastaanotto tai kokoustilat voivat olla yhteisiä.
Ratkaisu voi olla järkevä yritykselle, joka haluaa aloittaa nopeasti ja käyttää mahdollisimman vähän omaa aikaa tilojen järjestämiseen.
Valmis toimisto ei aina tarkoita kaiken kattavaa hintaa
Pyydä kirjallinen erittely kalusteista, verkkoyhteydestä, siivouksesta, kokoustunneista, tulostamisesta ja muista palveluista. Selvitä myös, miten lisätyöntekijä vaikuttaa hintaan.
Palvelun arvo riippuu käytöstä. Päivittäin asiakkaita vastaanottava yritys voi hyötyä aulapalvelusta enemmän kuin tiimi, joka tekee lähes kaiken työn etänä.
Toimistohotellin joustavuuskin on sopimusasia. Suurempaan huoneeseen siirtyminen voi onnistua helposti, jos sopivaa tilaa on vapaana. Pelkkä palvelukonsepti ei kuitenkaan takaa laajennusmahdollisuutta tai lyhyttä irtisanomisaikaa.
Väliyhteenveto: Coworking ja toimistohotelli voivat vähentää aloitusinvestointeja ja käytännön järjestelyjä. Niiden edullisuus riippuu silti käyttöoikeuksista, lisämaksuista ja palvelujen todellisesta tarpeesta.
Oma vuokratoimisto – milloin se tulee halvemmaksi?
Oma toimisto voi olla kustannustehokas, kun tilantarve on ennakoitava ja työtilaa käytetään säännöllisesti. Yritys voi suunnitella työpisteet, neuvotteluhuoneet, säilytyksen ja rauhalliset tilat oman toimintansa mukaan.
Etuna on myös mahdollisuus rakentaa yhtenäinen asiakas- ja henkilöstöympäristö. Kalusteita tai kokoushuoneita ei tarvitse jakaa muiden yritysten kanssa.
Pelkkä neliövuokra ei ole toimiston kuukausikustannus
Selvitä vuokran lisäksi ylläpitokulut, sähkö, verkkoyhteys, siivous, vakuutukset ja mahdolliset pysäköintikulut. Tarkista, mitkä erät sisältyvät tarjoukseen, jotta samaa kustannusta ei lasketa kahdesti.
Alkuvaiheessa rahaa voi kulua kalusteisiin, kokoustekniikkaan, muuttoon ja tilamuutoksiin. Vuokravakuus ei ole automaattisesti lopullinen kulu, mutta se sitoo käyttöpääomaa.
Oman toimiston riski on ylimitoitus. Jos yritys vuokraa tilaa suunnitellulle kasvulle, jota ei tulekaan, tyhjistä työpisteistä maksetaan koko sopimusajan.
Toimistohotelli vai oma toimisto? Esimerkkilaskelma kuuden hengen tiimille
Seuraava laskelma havainnollistaa vertailutapaa. Luvut ovat kuvitteellisia, eivät markkinahintoja tai CRE Premisesin tarjouksia.
Oletuksena on kuuden hengen tiimi, joka tarvitsee kuusi työpistettä, kohtuullisesti kokoustilaa eikä omia pysäköintipaikkoja. Kaikki vaihtoehdot oletetaan ensin toiminnallisesti riittäviksi.
Vertailu tehdään ilman vähennyskelpoista arvonlisäveroa. Jos yritys ei voi vähentää veroa, laskelma pitää tehdä sille todellisilla kustannuksilla.
| Kuukausittainen kustannus | Coworking | Toimistohotelli | Oma vuokratoimisto |
|---|---|---|---|
| Kuusi jäsenyyttä tai tilan perushinta | 1 800 € | 2 400 € | 1 200 € |
| Kokoustilat ja muut lisäpalvelut | 450 € | 150 € | 0 €* |
| Ylläpito, sähkö, verkko ja siivous | Sisältyvät oletukseen | Sisältyvät oletukseen | 550 € |
| Aloitusinvestoinnin laskennallinen osuus | 0 € | 0 € | 400 € |
| Yhteensä kuukaudessa | 2 250 € | 2 550 € | 2 150 € |
| Yhteensä 30 kuukaudessa | 67 500 € | 76 500 € | 64 500 € |
Omassa toimistossa tarvittava kokoustila sisältyy vuokrattuun pinta-alaan. Aloitusinvestoinniksi oletetaan 12 000 euroa, joka jaetaan vertailussa 30 kuukaudelle. Tämä on laskennallinen kustannusjako, ei kirjanpidon poisto-ohje.
Tässä esimerkissä oma toimisto on edullisin 30 kuukauden tarkastelussa. Ero coworkingiin on silti vain 100 euroa kuukaudessa. Pienikin lisäkulu tai muutos tilantarpeessa voi kääntää järjestyksen.
Kuinka nopeasti aloitusinvestointi maksaa itsensä takaisin?
Oman toimiston juoksevat kulut ovat esimerkissä 1 750 euroa kuukaudessa. Ero coworkingiin on 500 euroa, joten 12 000 euron aloitusinvestointi kuittaantuu yksinkertaisessa vertailussa:
12 000 € ÷ 500 €/kk = 24 kuukautta.
Toimistohotelliin verrattuna ero on 800 euroa kuukaudessa ja vastaava aika 15 kuukautta.
Laskelma ei huomioi rahan aika-arvoa, kalusteiden jäännösarvoa, hinnankorotuksia tai sopimuksen päättymiskuluja. Nämä tulee lisätä lopulliseen päätösvertailuun.
Hybridityössä ratkaisee samanaikainen käyttö
Yrityksen henkilöstömäärä ei ole sama asia kuin tarvittavien työpisteiden määrä. Kymmenen työntekijän yritys voi tarvita eri päivinä neljä tai kymmenen työpistettä.
Seuraa muutaman viikon ajan todellista käyttöä: kuinka monta henkilöä on paikalla, kuinka paljon kokoustiloja tarvitaan ja milloin syntyy ruuhkaa?
Pelkkä keskiarvo voi johtaa harhaan. Jos kaikki tulevat toimistolle tiistaisin, kuusi työpistettä ei palvele kymmenen hengen tiimiä, vaikka viikon keskimääräinen läsnäolo olisi pieni.
Laske kustannus toteutunutta käyttöpäivää kohti
Jos toimisto maksaa 2 400 euroa kuukaudessa ja siellä kertyy 120 henkilötyöpäivää, kustannus on 20 euroa käyttöpäivältä. Jos käyttö jää 60 henkilötyöpäivään, kustannus kaksinkertaistuu 40 euroon.
Mittari auttaa tunnistamaan vajaakäyttöä. Se ei kuitenkaan mittaa yksin toimiston arvoa: yhteinen työ, asiakastapaamiset ja tietoturva voivat perustella oman tilan myös matalammalla käyttöasteella.
Väliyhteenveto: Vertaa vaihtoehtoja samalla palvelutasolla, samalla käyttömäärällä ja samalla ajanjaksolla. Halvin työpiste ei ole edullinen, jos tarvittavia kokoustiloja tai työrauhaa ei ole saatavilla.
Tarkistuslista: näin pyydät vertailukelpoiset toimistotarjoukset
- Ilmoita sekä henkilöstömäärä että samanaikainen tarve. Kerro myös yhteisistä toimistopäivistä.
- Määrittele työskentelytavat. Kuinka paljon tarvitaan hiljaista työtä, videopuheluja ja yhteistyötä?
- Laske kokoustunnit. Selvitä huoneiden kapasiteetti, hinnat ja saatavuus suosittuina aikoina.
- Pyydä koko hintasisältö. Erittele työpisteet, palvelut, ylläpito, pysäköinti ja mahdolliset avausmaksut.
- Tarkista käyttöoikeudet. Ovatko jäsenyydet henkilökohtaisia ja saako tilaan tuoda asiakkaita?
- Vertaa sitoutumista. Selvitä sopimuskausi, irtisanominen, hinnantarkistukset ja muutoksen ehdot.
- Laske alkuinvestointi ja poistuminen. Huomioi kalusteet, muutto ja mahdollinen ennallistaminen.
- Testaa kaksi vaihtoehtoista tilannetta. Mitä maksaa, jos tiimi kasvaa tai pienenee kolmanneksella?
Pyydä mahdollisuuksien mukaan koekäynti tavallisena työpäivänä. Työpisteen toimivuutta on vaikea arvioida tyhjässä tilassa: melu, puhelinkoppien saatavuus ja verkkoyhteys paljastuvat käytössä.
Usein kysyttyä toimistohotellin ja oman toimiston valinnasta
Onko coworking halvin vaihtoehto yksinyrittäjälle?
Se voi olla, etenkin satunnaisessa käytössä. Päivittäinen työskentely, oma työpiste ja runsaat kokousvaraukset voivat kuitenkin tehdä pienestä toimistohuoneesta kilpailukykyisen vaihtoehdon. Ratkaisevaa on koko palvelupaketin hinta.
Kuinka monen työntekijän jälkeen oma toimisto kannattaa?
Yleispätevää henkilörajaa ei ole. Kannattavuuteen vaikuttavat sijainti, käyttöaste, tarvittavat palvelut ja sopimuskausi. Pienikin tiimi voi hyötyä omasta toimistosta, jos käyttö on jatkuvaa ja yhteisiä kokoustiloja tarvitaan paljon.
Sisältyvätkö kalusteet aina toimistohotellin vuokraan?
Eivät välttämättä. Kalusteet, näytöt, verkkoyhteys ja kokouspalvelut voivat sisältyä hintaan tai olla lisäpalveluja. Tarkista myös, riittääkö tarjottu varustus kaikille käyttäjille.
Onko toimistohotellin sopimus aina joustava?
Ei. Sopimuksen pituus, irtisanomisaika ja tilan vaihtamisen ehdot ratkaisevat joustavuuden. Myös lyhyemmän sitoutumisen mahdollinen lisähinta pitää huomioida.
Voiko omassa toimistossa käyttää yhteisiä palveluja?
Kyllä, jos niitä on kohteessa tarjolla. Yrityksen oma vuokratoimisto voi sijaita rakennuksessa, jossa on yhteisiä kokoustiloja, ravintola tai aulapalvelu. Oma tila ja palvelut eivät siis sulje toisiaan pois.
Löydä yrityksellesi sopiva toimistoratkaisu
Paras ratkaisu tukee työn tekemistä ja jättää yritykselle sopivasti liikkumavaraa. Coworking voi palvella vaihtelevaa tarvetta, toimistohotelli helpottaa arkea ja oma toimisto tuoda kustannusetua pitkäaikaisessa käytössä.
Voit tarkastella vaihtoehtoja myös CRE Premisesin toimitilalistauksessa Kauppalehdessä. Vertaa kohteita todellisen työpistetarpeen ja kokonaiskulujen perusteella.
Toimistohotelli vai oma toimisto? Aloita tilahaku CRE Premisesiltä. Kerro tiimisi koko, käyttöpäivät, palvelutarpeet ja budjetti – autamme kartoittamaan yrityksellesi sopivia toimitiloja.
