Toimitilan vuokrasopimus on usein yrityksen toiseksi suurin taloudellinen sitoumus heti henkilöstökulujen jälkeen.
Siksi sen ehtojen ymmärtäminen ja huolellinen läpikäynti on kriittistä ennen allekirjoitusta.
CRE Premisesin asiantuntijat kokosivat kymmenen tärkeintä kohtaa, jotka jokaisen yrityksen kannattaa tarkistaa ennen toimitilan vuokrasopimuksen hyväksymistä.
1. Vuokrasopimuksen kesto ja irtisanomisehdot
Vuokrasopimukset voivat olla määräaikaisia tai toistaiseksi voimassa olevia.
Yritykselle tärkeintä on tietää, milloin sopimus päättyy ja millä ehdoin sen voi irtisanoa.
Jos kasvun tai muuton tarve yllättää, liian tiukka määräaikaisuus voi tulla kalliiksi.
Tarkista myös, onko vuokranantajalla oikeus irtisanoa sopimus tietyissä tilanteissa (esim. myynti tai peruskorjaus).
2. Vuokran määrä ja tarkistusperusteet
Sopimukseen tulee kirjata vuokran suuruus ja vuosittaisen indeksikorotuksen peruste (yleensä elinkustannusindeksi tai rakennuskustannusindeksi).
Tarkista, milloin korotus astuu voimaan ja miten se lasketaan.
Kysy vuokranantajalta, mikä on arvio tulevasta indeksikehityksestä – se vaikuttaa suoraan pitkän aikavälin kustannuksiin.
3. Käyttötarkoitus ja tilan soveltuvuus
Sopimuksessa on määritelty tilan käyttötarkoitus (esim. toimisto, liiketila, varasto).
Varmista, että tila soveltuu toiminnallesi eikä käyttö rajoitu liikaa.
Jos suunnittelet muutostöitä (esim. keittiön lisäämistä, väliseinien purkua), varmista, että sopimus sallii muutostyöt ja että niille on selkeä hyväksymismenettely.
4. Vastuunjako kunnossapidossa ja korjauksissa
Yksi yleisimmistä epäselvyyksistä liittyy siihen, kuka maksaa korjaukset.
Sääntö:
-
Vuokranantaja vastaa rakenteista ja talotekniikasta,
-
Vuokralainen vastaa sisäpuolisista pinnoista ja omista muutoksistaan.
Varmista, että kunnossapitovastuu on kirjattu tarkasti – ei oletusten varaan.
5. Vuokravakuus ja sen palautus
Vuokranantaja voi vaatia 2–6 kuukauden vuokraa vastaavan vakuuden (rahana tai pankkitakauksena).
Sopimuksesta tulee käydä ilmi, milloin ja millä ehdoin vakuus palautetaan.
CRE Premises suosittelee varmistamaan myös, että vakuutta ei käytetä ilman ennakkoilmoitusta mahdollisissa erimielisyystilanteissa.
6. ALV ja muut maksut
Toimitilan vuokraan sovelletaan usein arvonlisäveroa (25,5 %), jos vuokranantaja on hakeutunut ALV-velvolliseksi.
Varmista, että tiedät vuokran kokonaissumman veroineen ja että lasku on eritelty oikein.
Jos yrityksesi toiminta ei ole ALV-vähennyskelpoista, tämä vaikuttaa merkittävästi vuokrakustannuksiin.
7. Tilamuutokset ja niiden omistus
Usein vuokralainen tekee tilaan muutoksia, jotka parantavat sen käyttökelpoisuutta.
Tarkista, kuka omistaa muutokset sopimuskauden päätyttyä ja onko vuokranantajalla oikeus vaatia palauttamaan tila alkuperäiseen kuntoon.
Kirjaa muutostyöt ja niiden kustannusjako aina kirjallisesti.
8. Ali- ja jälleenvuokraus
Jos yrityksesi kasvaa nopeasti tai haluat jakaa tilaa toisen toimijan kanssa, varmista, että sopimus sallii alivuokrauksen tai yhteiskäytön.
Monet vuokranantajat hyväksyvät tämän, kunhan siitä sovitaan etukäteen kirjallisesti.
9. Vakuutukset ja riskivastuut
Tarkista, mitä vakuutuksia edellytetään (esim. vuokralaisen vastuuvakuutus, palovakuutus).
Jos toimitilassa tapahtuu vahinko, sopimus määrittää, kuka vastaa korjauksista ja mahdollisista käyttökatkoista.
Hyvin määritellyt vakuutusvelvoitteet suojaavat molempia osapuolia riitatilanteissa.
10. Sopimuksen liitteet ja erityisehdot
Usein sopimuksen liitteissä on yksityiskohtia, jotka voivat jäädä huomaamatta – kuten pohjakuvat, kalusteluettelot tai energiatodistukset.
Käy ne läpi huolellisesti ennen allekirjoitusta.
Älä koskaan allekirjoita ennen kuin kaikki liitteet ja ehdot on luettu ja ymmärretty.
Yhteenveto: huolellisuus säästää tuhansia euroja
Toimitilan vuokrasopimus on enemmän kuin muodollisuus – se on juridinen perusta koko tilasuhteelle.
Kun ehdot ymmärretään ja neuvotellaan oikein, sopimus palvelee molempia osapuolia reilusti.
Hyvä vuokrasopimus on sellainen, joka tukee liiketoimintaa – ei rajoita sitä.
📞 Tarvitsetko apua toimitilan vuokrasopimuksen arvioinnissa?
Ota yhteyttä CRE Premisesin asiantuntijoihin.
Autamme tarkistamaan sopimusehdot, tunnistamaan riskit ja neuvottelemaan parhaat mahdolliset ehdot yrityksesi puolesta.
