Toimitilamuuton kustannukset voivat vaihdella muutamasta tuhannesta eurosta satoihin tuhansiin euroihin. Hinta riippuu paljon enemmän muuton laajuudesta kuin yrityksen henkilöstömäärästä: suurimmat kustannukset eivät useinkaan synny muuttolaatikoista ja kuorma-autosta, vaan uuden toimitilan muutostöistä, kalusteista, IT-järjestelmistä, vanhan tilan palauttamisesta ja mahdollisesta päällekkäisestä vuokrasta.
Siksi kysymykseen ”paljonko toimitilamuutto maksaa?” ei ole luotettavaa yhtä euromääräistä vastausta.
Yrityksen realistinen muuttobudjetti kannattaa jakaa vähintään yhdeksään kustannusryhmään:
- muuttopalvelu ja logistiikka
- uuden toimitilan muutostyöt
- kalusteet ja sisustus
- IT, tietoliikenne ja AV-tekniikka
- kulunvalvonta, turvallisuus ja opasteet
- vanhan toimitilan palautustyöt
- päällekkäiset vuokrat
- henkilöstön työaika ja mahdollinen tuotantokatko
- projektivara yllättäville kustannuksille
CRE Premises suosittelee toimitilamuuton suunnittelun käynnistämistä yleensä jo 6–12 kuukautta ennen muuttoa, jotta tilatarve, sopimukset, remontit ja muuton aikataulu voidaan sovittaa yhteen.
Jos yrityksesi suunnittelee muuttoa, uuden toimitilan vaihtoehdot kannattaa kartoittaa ennen lopullisen muuttobudjetin lukitsemista: CRE Premises toimitilahaku.
Toimitilamuuton kustannukset – mistä yrityksen budjetti muodostuu?
| Kuluerä | Tyypillisiä sisältöjä | Voiko kustannuksen välttää? |
|---|---|---|
| Muuttopalvelu | pakkaaminen, kuljetus, kantaminen, laatikot | osittain |
| Muutostyöt | seinät, lattiat, maalaus, keittiö, sähkö | joskus |
| Kalusteet | työpöydät, tuolit, kaapit, neuvottelutilat | osittain |
| IT ja AV | verkko, WLAN, näytöt, videoneuvottelu | harvoin kokonaan |
| Turvallisuus | kulunvalvonta, lukitus, kamerat, hälytykset | toimialasta riippuen |
| Opasteet ja brändäys | kyltit, ikkunateippaukset, sisäopastus | osittain |
| Vanhan tilan palautus | seinät, kaapeloinnit, kalusteiden poisto | sopimuksesta riippuen |
| Tuplavuokra | vanha ja uusi tila yhtä aikaa | usein pienennettävissä |
| Liiketoiminnan katko | työajan menetys, tuotannon pysähdys | yleensä pienennettävissä |
| Projektivara | yllätykset, lisätyöt, viiveet | ei suositeltavaa poistaa |
Muuttofirma on usein vain näkyvin osa toimitilamuuton kustannuksista. Suurimmat budjettiriskit löytyvät uuden tilan rakentamisesta, vanhan tilan palautusvastuusta sekä siitä ajasta, jolloin yritys maksaa kahdesta toimitilasta yhtä aikaa.
Täytä tämä ensin: yrityksen toimitilamuuton budjettilaskuri
Alla olevan taulukon voi kopioida suoraan yrityksen omaan budjettiin.
| Kustannus | Arvio € | Tarjous saatu? | Vastuu |
| Muuttoyritys | _____ € | kyllä / ei | _____ |
| Muuttolaatikot ja pakkaustarvikkeet | _____ € | kyllä / ei | _____ |
| Uuden tilan rakennustyöt | _____ € | kyllä / ei | _____ |
| Sähkö- ja datatyöt | _____ € | kyllä / ei | _____ |
| Kalusteet | _____ € | kyllä / ei | _____ |
| AV-tekniikka | _____ € | kyllä / ei | _____ |
| Verkkoyhteydet | _____ € | kyllä / ei | _____ |
| Kulunvalvonta ja lukitus | _____ € | kyllä / ei | _____ |
| Opasteet ja teippaukset | _____ € | kyllä / ei | _____ |
| Vanhan tilan palautus | _____ € | kyllä / ei | _____ |
| Vanhan tilan loppusiivous | _____ € | kyllä / ei | _____ |
| Päällekkäiset vuokrat | _____ € | kyllä / ei | _____ |
| Varastointi muuton aikana | _____ € | kyllä / ei | _____ |
| Henkilöstön muuttoon käyttämä työaika | _____ € | kyllä / ei | _____ |
| Mahdollinen tuotanto-/myyntikatko | _____ € | kyllä / ei | _____ |
| Ulkopuolinen projektinjohto | _____ € | kyllä / ei | _____ |
| Muut kulut | _____ € | kyllä / ei | _____ |
| Projektivara | _____ € | ||
| MUUTON KOKONAISBUDJETTI | _____ € |
Tämän taulukon tärkein rivi ei välttämättä ole muuttopalvelu.
Monessa yrityksessä suurimmat rivit löytyvät kohdista muutostyöt, kalusteet, IT, päällekkäiset vuokrat ja palautustyöt.
1. Paljonko varsinainen yritysmuutto maksaa?
Varsinaiseen muuttotyöhön voivat kuulua:
- muuttolaatikot
- pakkausmateriaalit
- kalusteiden suojaaminen
- työpisteiden purkaminen
- kantaminen
- kuorma-autot
- kuljetukset
- välivarastointi
- kalusteiden kokoaminen
- jätteiden poisvienti
Hintaan vaikuttavat erityisesti:
- tavaran määrä
- muuttomatka
- kerrokset
- hissit
- rakennusten lastausmahdollisuudet
- pysäköinti
- erikoiskalusteet
- kassakaapit
- arkistot
- koneet ja laitteet
- muuton ajoittaminen iltaan tai viikonloppuun
Yritysmuuttoa ei siksi kannata budjetoida pelkällä työntekijäkohtaisella euromäärällä.
20 työntekijän asianajotoimiston muutto valmiiksi kalustettuun toimistoon voi olla logistisesti yksinkertainen.
Saman henkilöstömäärän laboratorio- tai tuotantoyritys voi joutua siirtämään miljoonien eurojen arvoisia koneita ja erikoislaitteita.
2. Kuinka paljon uuden toimitilan muutostöihin pitää varata?
Tämä on yksi tärkeimmistä kustannuskategorioista.
Uusi toimitila saattaa tarvita:
- väliseinien rakentamista tai poistamista
- maalausta
- lattioiden uusimista
- neuvotteluhuoneita
- keittiön
- henkilöstötiloja
- uusia sähköpisteitä
- datakaapelointia
- valaistusta
- ilmanvaihtomuutoksia
- jäähdytystä
- nosto-ovia
- varastohyllyjä
- tuotantotekniikkaa
Kustannuksen kannalta ratkaisevaa on, kuka muutostyöt maksaa.
CRE Premisesin muutostyöoppaan mukaan kustannusvastuu pitäisi määritellä kirjallisesti jo ennen työn aloittamista. Käyttäjäkohtaiset muutokset jäävät usein ainakin osittain vuokralaisen maksettaviksi, kun taas rakennuksen yleistä laatua parantaviin investointeihin vuokranantaja voi osallistua.
Lue tarkemmin: Toimitilan muutostyöt – kuka maksaa ja milloin?.
Kysy nämä ennen sopimuksen allekirjoittamista
Ennen kuin uuden toimitilan vuokrasopimus allekirjoitetaan, käy muutostöiden kustannukset ja vastuut läpi vuokranantajan kanssa kohta kohdalta.
- Mitkä muutostyöt vuokranantaja tekee?
Kirjaa sopimukseen mahdollisimman tarkasti, mitkä rakennus-, sähkö-, LVI- ja pintatyöt kuuluvat vuokranantajalle. - Mitkä muutostyöt yritys maksaa itse?
Erottele käyttäjäkohtaiset ratkaisut rakennuksen yleistä tasoa parantavista töistä. - Mikä on hyväksytty muutostyöbudjetti?
Pelkkä maininta ”vuokranantaja osallistuu remonttiin” ei riitä. Euromäärä tai työn sisältö pitää määritellä. - Kuka vastaa kustannusylityksistä?
Selvitä etukäteen, mitä tapahtuu, jos suunniteltu remontti maksaa arvioitua enemmän. - Sisältyykö suunnittelu sovittuun hintaan?
Arkkitehti-, LVI-, sähkö- ja muut suunnittelukulut voivat muodostaa merkittävän lisäkustannuksen. - Onko tarjous ilmoitettu arvonlisäverollisena vai ilman ALVä?
Yritystarjoukset ilmoitetaan usein ilman arvonlisäveroa, joten tarjoukset pitää saada vertailukelpoisiksi. - Milloin toimitilan pitää olla muuttovalmis?
Valmistumispäivän pitäisi olla riittävän tarkasti määritelty suhteessa vanhan vuokrasopimuksen päättymiseen. - Mitä tapahtuu, jos muutostyöt viivästyvät?
Selvitä erityisesti, alkaako vuokranmaksu ennen kuin toimitila on sovitussa käyttökunnossa. - Kenen omaisuutta tehdyt muutokset ovat?
Tämä on tärkeää esimerkiksi käyttäjän maksamien kiinteiden kalusteiden ja teknisten järjestelmien kohdalla. - Pitääkö muutokset purkaa vuokrasopimuksen päättyessä?
Palautusvelvollisuus voi aiheuttaa vuosien päästä huomattavan lisäkustannuksen.
3. Kalusteet voivat muuttaa muuttobudjetin täysin
Yksi toimitilamuuton tärkeimmistä päätöksistä on:
Siirretäänkö vanhat kalusteet, ostetaanko uusia vai yhdistetäänkö molemmat?
Vanhojen kalusteiden siirtäminen ei ole automaattisesti halvin vaihtoehto.
Niitä voidaan joutua:
- purkamaan
- kuljettamaan
- varastoimaan
- kokoamaan
- korjaamaan
- täydentämään
- sovittamaan uuteen tilasuunnitelmaan
Jos uusi toimisto on esimerkiksi 30 prosenttia vanhaa pienempi, vanhojen työpöytien ja säilytyskalusteiden käyttäminen sellaisenaan voi tehdä uudesta tilasta tehottoman.
Tee kalusteinventaario ennen muuttopäivää
| Kaluste | Määrä | Siirretään | Myydään | Kierrätetään | Ostetaan uutta |
| Työpöydät | |||||
| Työtuolit | |||||
| Neuvottelupöydät | |||||
| Kaapit | |||||
| Sohvat | |||||
| Puhelinkopit | |||||
| AV-laitteet | |||||
| Keittiökalusteet |
Inventaario kannattaa tehdä ennen muuttopalvelun kilpailuttamista. Silloin yritys ei maksa sellaisten tavaroiden kuljettamisesta, joita ei uudessa toimitilassa tarvita.
4. IT ja tietoliikenne ovat muuton kriittisimpiä kustannuksia
Toimitilamuutto voi onnistua täydellisesti fyysisesti ja epäonnistua silti täysin, jos yrityksen järjestelmät eivät toimi maanantaiaamuna.
Budjetoi ainakin:
- internetyhteys
- varayhteys tarvittaessa
- sisäverkko
- WLAN
- kytkimet
- palvelimet
- työasemien siirrot
- tulostimet
- videoneuvottelulaitteet
- näyttöjärjestelmät
- mahdollinen UPS
- tekninen käyttöönotto
Verkkoyhteys kannattaa tilata hyvissä ajoin.
Yksi vaarallisimmista muuttopäivän oletuksista on:
”Internet varmasti toimii silloin.”
Se ei riitä.
Yhteyden pitää olla asennettu, testattu ja dokumentoitu ennen kuin vanha ympäristö puretaan.
5. Paljonko vanhan toimitilan palauttaminen maksaa?
Tämä kuluerä voi tulla yritykselle yllätyksenä juuri silloin, kun muuttoprojekti on muuten päättymässä.
Vuokrasopimuksessa voidaan edellyttää esimerkiksi:
- väliseinien poistamista
- seinien maalaamista
- omien sähköasennusten purkamista
- kaapelointien poistamista
- opasteiden irrottamista
- reikien paikkaamista
- lattioiden korjaamista
- erikoisrakenteiden purkamista
- perusteellista loppusiivousta
CRE Premisesin mukaan palautusvelvollisuus kannattaa määritellä jo muutostöiden suunnitteluvaiheessa, koska vuokranantaja voi sopimuksesta riippuen edellyttää vuokralaisen rakentamien muutosten poistamista.
Palautusvastuu – tarkista nämä ennen muuttoa
Vanhan toimitilan palautusvelvollisuus kannattaa selvittää jo uuden toimitilan budjetointivaiheessa. Käy vähintään seuraavat asiat läpi:
- Tarkista vuokrasopimuksen palautusehto. Selvitä, missä kunnossa tila pitää luovuttaa takaisin.
- Etsi alkuperäiset valokuvat ja luovutusasiakirjat. Niiden avulla voidaan osoittaa, miltä tila näytti vuokrasuhteen alkaessa.
- Kerää kaikki muutostöitä koskevat hyväksynnät. Vuokranantajan aikaisemmat kirjalliset luvat voivat olla olennaisia palautusvastuun kannalta.
- Selvitä väliseinien kohtalo. Pitääkö vuokralaisen rakentamat huoneet purkaa vai saavatko ne jäädä?
- Tarkista sähkö- ja datakaapeloinnit. Selvitä, mitä asennuksia pitää poistaa.
- Sovi kiinteistä kalusteista. Keittiöt, kaapit ja muut kiinteät ratkaisut voivat joko jäädä tai kuulua purettaviksi.
- Arvioi lattioiden ja seinien kunnostustarve. Reikiä, teippauksia ja poikkeavia pintamateriaaleja voidaan joutua palauttamaan.
- Sovi lopputarkastus ajoissa. Vuokranantajan kanssa kannattaa käydä tila läpi ennen varsinaista luovutuspäivää, jotta mahdollisille korjauksille jää aikaa.
Vanhan toimitilan palautuskustannus kannattaa selvittää ennen uuden toimitilan allekirjoittamista. Muuten yritys voi tehdä uuden tilan budjetin tietämättä, kuinka suuri lasku vanhasta tilasta on vielä tulossa.
6. Päällekkäinen vuokra voi olla muuton suurin yksittäinen kustannus
Jos vanha toimitila maksaa 12 000 €/kk ja uusi 15 000 €/kk, kahden kuukauden päällekkäinen vuokra tarkoittaa:
27 000 € × 2 = 54 000 €
ennen ylläpitomaksuja ja muita kustannuksia.
Päällekkäistä aikaa tarvitaan kuitenkin usein tarkoituksella.
Uudessa tilassa voidaan joutua tekemään:
- muutostöitä
- kalustamista
- IT-asennuksia
- testauksia
- käyttöönottoa
Samalla vanha tila on vielä yrityksen käytössä.
Tavoite ei siis välttämättä ole nolla päivää päällekkäisyyttä.
Tavoite on hallittu päällekkäisyys.
CRE Premisesin muutto-oppaassa korostetaan vanhan ja uuden vuokrasopimuksen aikataulujen yhteensovittamista juuri tarpeettoman tuplavuokran välttämiseksi.
7. Mitä yhden kuukauden tuplavuokra todellisuudessa maksaa?
Täytä oma laskelmasi:
| Kustannus | Vanha tila | Uusi tila | Yhteensä |
| Vuokra | _____ € | _____ € | _____ € |
| Ylläpito | _____ € | _____ € | _____ € |
| Sähkö | _____ € | _____ € | _____ € |
| Pysäköinti | _____ € | _____ € | _____ € |
| Siivous | _____ € | _____ € | _____ € |
| Muut palvelut | _____ € | _____ € | _____ € |
| Kuukauden päällekkäisyys | _____ € |
Jos yhden kuukauden päällekkäisyys maksaa esimerkiksi 25 000 euroa, jo muutaman viikon aikatauluparannus voi olla taloudellisesti merkittävä.
8. Henkilöstön työaika on oikea kustannus
Toimitilamuutossa osallistuu yleensä paljon muitakin kuin muuttoliike.
Yrityksen henkilöstö käyttää aikaa esimerkiksi:
- suunnittelupalavereihin
- kalusteinventaarioon
- pakkaamiseen
- IT-järjestelyihin
- uuden tilan testaamiseen
- muuttopäivään
- tavaroiden järjestämiseen
Jos 50 työntekijää käyttää muuttoon keskimäärin neljä tuntia työaikaa, kyseessä on:
200 työtuntia.
Tämän kustannusta ei välttämättä nähdä muuttobudjetissa, mutta se vaikuttaa liiketoimintaan.
Siksi yrityksen ei kannata säästää muuttopalvelussa muutamaa tuhatta euroa, jos seurauksena on moninkertainen määrä henkilöstön hukattua työaikaa.
9. Tuotanto-, varasto- ja liiketilamuutossa käyttökatko voi ratkaista kaiken
Kaikkien yritysten muutto ei ole toimistomuutto.
Tuotantotilan muutossa voidaan joutua:
- pysäyttämään kone
- purkamaan se
- kuljettamaan se
- asentamaan kone uuteen tilaan
- tekemään sähkö- ja muut liittymät
- kalibroimaan laite
- testaamaan tuotanto
- hyväksymään uusi prosessi
Jos yrityksen tuotannon kate on esimerkiksi 20 000 euroa päivässä, kahden päivän ylimääräinen käyttökatko voi maksaa enemmän kuin koko fyysinen muutto.
Sama pätee liiketilaan.
Ravintolan tai myymälän jokainen suljettu päivä voi tarkoittaa menetettyä myyntiä.
Tällöin muuttobudjettiin pitää lisätä:
arvioitu menetetty kate, ei vain muuttolasku.
10. Tarvitaanko muuttoprojektiin varabudjetti?
Kyllä.
Toimitilamuutossa voi syntyä lisäkustannuksia esimerkiksi:
- rakenteista paljastuvista yllätyksistä
- lisäsähkötöistä
- myöhästyneistä toimituksista
- puuttuvista kaapeleista
- rikkoutuneista kalusteista
- lisäsiivouksesta
- varastoinnista
- aikataulun siirtymisestä
Käytännöllinen tapa on lisätä budjettiin erillinen projektivara eikä yrittää ennustaa jokaista mahdollista ongelmaa täydellisesti.
Esimerkiksi 10–15 prosentin projektivara voi toimia sisäisenä suunnittelupuskurina, mutta oikea taso riippuu hankkeen epävarmuudesta. Kyse ei ole markkinahintaa kuvaavasta prosentista vaan yrityksen omasta riskibudjetoinnista.
Kolme esimerkkiä toimitilamuuton budjetista
Seuraavat luvut ovat havainnollistavia laskelmia, eivät markkinahintoja. Tarkoituksena on näyttää, miten kustannusrakenne muuttuu eri tilanteissa.
Esimerkki A: 20 henkilön toimisto, kevyt muutto
Yritys muuttaa lähes muuttovalmiiseen toimistoon.
| Kuluerä | Esimerkkibudjetti |
| Muutto ja pakkaus | 4 000 € |
| Kevyet muutostyöt | 8 000 € |
| Kalusteiden täydennys | 10 000 € |
| IT ja AV | 5 000 € |
| Opasteet | 2 000 € |
| Vanhan tilan palautus | 4 000 € |
| Päällekkäinen vuokra | 8 000 € |
| Muut kulut ja projektivara | 5 000 € |
| Yhteensä | 46 000 € |
Tässä esimerkissä varsinainen muuttopalvelu muodostaa alle kymmenesosan kokonaisbudjetista.
Esimerkki B: 80 henkilön toimisto, merkittävä uudistus
| Kuluerä | Esimerkkibudjetti |
| Muuttopalvelu | 12 000 € |
| Muutostyöt | 80 000 € |
| Uudet kalusteet | 70 000 € |
| IT ja AV | 35 000 € |
| Turvallisuus ja kulunvalvonta | 10 000 € |
| Vanhan tilan palautus | 15 000 € |
| Päällekkäinen vuokra | 30 000 € |
| Projektinjohto ja muut kulut | 12 000 € |
| Projektivara | 26 000 € |
| Yhteensä | 290 000 € |
Tässä tapauksessa olisi suuri virhe ajatella muuton maksavan 12 000 euroa, vaikka se olisi muuttoliikkeen lasku.
Todellinen toimitilamuuton investointi on esimerkissä lähes 300 000 euroa.
Esimerkki C: tuotantoyrityksen muutto
| Kuluerä | Esimerkkibudjetti |
| Tavallinen muuttopalvelu | 15 000 € |
| Koneiden erikoiskuljetukset | 35 000 € |
| Koneperustukset | 30 000 € |
| Sähkö- ja paineilmamuutokset | 50 000 € |
| Ilmanvaihto | 40 000 € |
| Varasto- ja hyllyjärjestelmät | 25 000 € |
| Vanhan tilan palautus | 20 000 € |
| Tuplavuokra | 20 000 € |
| Tuotantokatkon arvioitu kustannus | 40 000 € |
| Projektivara | 30 000 € |
| Yhteensä | 305 000 € |
Tuotantoyrityksen kohdalla toimitilan tekninen soveltuvuus voi muuttaa budjettia dramaattisesti.
Halvempi halli voi lopulta olla selvästi kalliimpi vaihtoehto, jos se vaatii raskaat sähkö-, ilmanvaihto- tai lattiamuutokset.
Testi: onko yrityksesi muuttobudjetti realistinen?
Anna yksi piste jokaisesta kohdasta, jota ei vielä ole selvitetty.
| Kysymys | Ei selvitetty = 1 piste |
| Muuttopalvelusta on tarjous | |
| Uuden tilan muutostöiden hinta tiedetään | |
| Vuokranantajan osuus muutostöistä on kirjattu | |
| Kalustebudjetti on tehty | |
| IT-kustannukset on arvioitu | |
| Verkkoyhteyden aikataulu on vahvistettu | |
| Vanhan tilan palautusvastuu tiedetään | |
| Palautustöistä on kustannusarvio | |
| Päällekkäisten vuokrien määrä tiedetään | |
| Henkilöstön työaika on huomioitu | |
| Mahdollinen käyttökatko on arvioitu | |
| Välivarastointi on huomioitu | |
| Kaikki tarjoukset on tarkistettu ALV osalta | |
| Projektivara on budjetoitu | |
| Projektista on nimetty vastuuhenkilö |
Tulokset
0–2 pistettä: budjetti näyttää jo varsin hallitulta.
3–5 pistettä: muutama merkittävä kustannusriski on vielä avoinna.
6–9 pistettä: muuttobudjetti voi muuttua olennaisesti.
10–15 pistettä: yrityksellä ei vielä käytännössä ole realistista muuttobudjettia.
Huomioi arvonlisävero tarjouksia verrattaessa
Suomen yleinen arvonlisäverokanta on vuonna 2026 25,5 prosenttia, ja sitä sovelletaan useimpiin tavaroihin ja palveluihin.
Yritystarjouksissa hinnat voidaan ilmoittaa ilman arvonlisäveroa.
Siksi vertailutaulukkoon kannattaa merkitä aina:
- hinta ilman ALVä
- ALV
- hinta ALV kanssa
- onko yrityksellä kyseisestä hankinnasta vähennysoikeus
ALV vähennysoikeus riippuu yrityksen toiminnasta ja hankinnan käyttötarkoituksesta, joten yrityksen oman kirjanpitäjän tai veroasiantuntijan kannattaa tarkistaa epäselvät tilanteet.
15 asiaa, jotka pitää olla selvillä ennen toimitilamuuton budjetin hyväksymistä
Muuttobudjetti on valmis hyväksyttäväksi vasta, kun seuraavat asiat on käyty läpi.
Sopimukset ja aikataulu
1. Nykyisen vuokrasopimuksen päättymispäivä on varmistettu.
Myös mahdolliset irtisanomis-, optio- ja palautusehdot on tarkistettu.
2. Vanhan toimitilan palautusvelvollisuus tunnetaan.
Yrityksellä on käsitys siitä, mitä pitää purkaa, korjata tai siivota.
3. Uuden ja vanhan vuokrasopimuksen aikataulut on sovitettu yhteen.
Päällekkäinen vuokra-aika on tietoinen päätös eikä yllätys.
Uusi toimitila
4. Uuden toimitilan muutostyöt on hinnoiteltu.
5. Vuokranantajan osuus muutostöistä on sovittu kirjallisesti.
6. Kalusteinventaario on tehty.
Tiedetään, mitä siirretään, mitä poistetaan ja mitä ostetaan uutena.
7. IT-, tietoliikenne- ja AV-kustannukset on arvioitu.
8. Internet-yhteyden käyttöönotolle on vahvistettu aikataulu.
9. Kulunvalvonta, lukitus, avaimet ja käyttöoikeudet on suunniteltu.
Varsinainen muutto
10. Muuttopalvelu on kilpailutettu.
11. Opasteet, osoitteenmuutokset ja mahdolliset teippaukset on huomioitu.
12. Henkilöstön muuttoon käyttämä työaika on arvioitu.
13. Mahdollinen tuotanto-, myynti- tai muu liiketoiminnan käyttökatko on huomioitu euroina.
Taloudellinen varautuminen
14. Päällekkäisten vuokrien kokonaiskustannus on laskettu.
15. Budjettiin on sisällytetty erillinen projektivara yllättäviä kustannuksia varten.
Kun kaikki 15 kohtaa on selvitetty, yrityksellä on huomattavasti realistisempi käsitys toimitilamuuton kokonaiskustannuksesta ja vähemmän riskiä sille, että budjetti kasvaa kesken projektin.
Missä yritykset säästävät toimitilamuutossa eniten?
Suurin säästö ei yleensä synny muuttoliikkeen tinkimisestä.
Merkittävämpiä säästökohteita voivat olla:
1. Oikea tilakoko
Jos yritys onnistuu vähentämään tarpeettomia neliöitä, säästö jatkuu joka kuukausi koko vuokrasopimuksen ajan.
2. Vuokranantajan muutostyöpanos
Hyvin neuvoteltu muutostyöpaketti voi siirtää suuren osan uuden tilan investoinnista vuokranantajalle.
3. Vuokravapaat kuukaudet
Vuokravapaa voi kompensoida muuttokuluja tai tuplavuokraa.
4. Sopimusten ajoitus
Yhdenkin turhan päällekkäisen vuokrakuukauden poistaminen voi säästää enemmän kuin koko muuttopalvelun kilpailutus.
5. Vanhojen kalusteiden järkevä hyödyntäminen
Kaikkea ei tarvitse ostaa uutena – mutta kaikkea vanhaa ei myöskään kannata kuljettaa.
6. Muuttovalmiin toimitilan löytäminen
Jos kahdesta muuten samanarvoisesta kohteesta toinen vaatii 150 000 euron remontin ja toinen vain kevyen kalustamisen, vuokraero voi muuttua toissijaiseksi.
Paras tapa pienentää toimitilamuuton kustannuksia on vaikuttaa niihin ennen uuden vuokrasopimuksen allekirjoittamista. Kun sopimus on tehty ja muuttopäivä lähestyy, suuri osa kustannuksista on jo lukittu.
Älä vertaa vain muuttoa – laske toimitilapäätöksen kokonaiskustannus
Toimitilamuutto on kertaluonteinen investointi.
Vuokra puolestaan jatkuu vuosia.
Jos uusi tila säästää esimerkiksi 3 000 euroa kuukaudessa:
3 000 € × 60 kuukautta = 180 000 € viidessä vuodessa.
Tällöin 80 000 euron muuttoinvestointi voi olla taloudellisesti erittäin perusteltu.
Toisaalta 100 000 euron muutto ei välttämättä ole järkevä, jos uusi toimitila säästää vain 500 euroa kuukaudessa eikä tarjoa muita liiketoimintahyötyjä.
CRE Premisesin mukaan toimitilojen kokonaiskustannuksia pitää arvioida vuokran lisäksi ylläpidon, energian ja muiden käyttökulujen kautta.
Lue lisää: Toimitilan vuokra 2026 – mitkä kulut jäävät yrityksiltä usein huomaamatta?.
CRE Premises auttaa pienentämään muuton kustannuksia jo ennen muuttoa
CRE Premisesin rooli ei ole muuttofirman kilpailuttaminen.
Suurin vaikutus toimitilamuuton talouteen syntyy jo uuden toimitilan valinnassa ja vuokrasopimusneuvotteluissa.
CRE Premises voi auttaa:
- määrittämään oikean tilakoon
- vertailemaan muuttovalmiita ja remontoitavia kohteita
- tunnistamaan muutostyöt ennen sopimusta
- vertailemaan toimitilojen kokonaiskustannuksia
- neuvottelemaan vuokranantajan muutostyöpanoksesta
- neuvottelemaan vuokravapaasta
- sovittamaan uuden sopimuksen aloituksen vanhaan vuokrasopimukseen
- löytämään tilan, joka ei vaadi uutta muuttoa muutaman vuoden kuluttua
CRE Premisesin toimitilahausta voi tutustua ajankohtaisiin toimisto-, liike-, varasto- ja tuotantotiloihin.
CRE Premisesin välittämiä toimitiloja löytyy myös Kauppalehden Toimitilat-palvelusta.
Usein kysytyt kysymykset toimitilamuuton kustannuksista
Paljonko toimitilamuutto maksaa?
Toimitilamuuton kustannuksille ei ole yhtä luotettavaa keskihintaa. Kokonaisuus riippuu tilan koosta, muutostöistä, kalusteista, ITä, vanhan toimitilan palautuksesta ja mahdollisesta käyttökatkosta. Varsinainen muuttoliikkeen lasku voi olla vain pieni osa kokonaisbudjetista.
Mitkä ovat yritysmuuton suurimmat kustannukset?
Suurimmat erät ovat usein uuden toimitilan muutostyöt, kalusteet, IT- ja AV-järjestelmät, päällekkäiset vuokrat sekä vanhan toimitilan palautustyöt. Tuotanto- ja liiketiloissa myös liiketoiminnan käyttökatko voi olla merkittävä.
Kuka maksaa uuden toimitilan remontin?
Se riippuu vuokrasopimuksesta ja neuvottelusta. Vuokranantaja voi maksaa tai osallistua rakennuksen yleistä tasoa parantaviin muutoksiin, kun taas hyvin käyttäjäkohtaiset muutokset voivat jäädä vuokralaiselle. Vastuunjako pitää kirjata ennen töiden aloittamista.
Kuinka paljon aikaa yritysmuuttoon kannattaa varata?
CRE Premises suosittelee aloittamaan toimitilamuuton suunnittelun yleensä noin 6–12 kuukautta etukäteen. Suuri tai teknisesti vaativa muutto voi vaatia pidemmän aikataulun.
Kannattaako vanhat toimistokalusteet ottaa mukaan?
Osittain usein kyllä. Ennen päätöstä kannattaa tehdä kalusteinventaario ja verrata kuljetus-, purku-, kokoamis- ja täydennyskustannuksia uusiin tai käytettyihin kalusteisiin.
Miten tuplavuokran voi välttää?
Vanhan ja uuden vuokrasopimuksen aikataulut pitää sovittaa yhteen mahdollisimman aikaisin. Lisäksi uuden tilan valmistumisajankohta ja muutostöiden todellinen kesto pitää varmistaa ennen muuttopäivän lukitsemista.
Pitääkö toimitilamuuton hintoihin lisätä ALV?
Useimpiin Suomessa myytäviin tavaroihin ja palveluihin sovelletaan yleistä 25,5 prosentin arvonlisäverokantaa. Yritystarjoukset voivat olla ilmoitettu ilman ALVä, joten tarjousten verokäsittely kannattaa aina tarkistaa.
Miten CRE Premises voi auttaa muuttokustannuksissa?
CRE Premises auttaa erityisesti kustannuksissa, joihin voidaan vaikuttaa ennen muuttoa: oikean tilakoon valinnassa, vaihtoehtojen kilpailutuksessa, muutostöiden tunnistamisessa sekä vuokran, vuokravapaiden ja vuokranantajan investointipanoksen neuvottelemisessa.
Toimitilamuuton budjetti ei ole muuttoliikkeen tarjous. Realistinen budjetti sisältää kaiken siitä hetkestä lähtien, kun nykyisen toimitilan muuttoa aletaan valmistella, siihen asti kun vanha tila on palautettu ja uusi toimitila toimii normaalisti.
Paljonko toimitilamuutto maksaa? Näin rakennat realistisen budjetin
Kun yritys arvioi toimitilamuuton kustannuksia, etenemisjärjestys kannattaa pitää yksinkertaisena:
- määritä uuden toimitilan tarve
- selvitä vanhan tilan palautusvastuu
- kilpailuta sopivat toimitilat
- määritä uuden tilan muutostyöt
- neuvottele vuokranantajan kustannusosuus
- tee kalusteinventaario
- budjetoi IT ja AV
- kilpailuta fyysinen muutto
- laske päällekkäiset vuokrat
- arvioi henkilöstön työaika
- hinnoittele mahdollinen käyttökatko
- lisää projektivara
Vasta tämän jälkeen yrityksellä on realistinen vastaus kysymykseen paljonko toimitilamuutto maksaa.
Muuton kokonaiskustannus voi näyttää suurelta, mutta sitä pitää verrata uuden toimitilaratkaisun koko sopimuskauden hyötyihin.
Oikeankokoinen tila voi pienentää kuukausikuluja.
Parempi sijainti voi helpottaa rekrytointia.
Modernimpi rakennus voi pienentää energiankulutusta.
Toimivampi työympäristö voi helpottaa henkilöstön arkea.
Ja kasvua tukeva tuotanto- tai varastotila voi estää tilanteen, jossa yritys joutuu muuttamaan uudelleen kahden vuoden päästä.
👉 Suunnitteletko yrityksen toimitilamuuttoa? Ennen muuttobudjetin lukitsemista kannattaa selvittää, mitä markkinasta on saatavilla ja millaiset muutostyöt eri vaihtoehdot vaativat. Ota yhteyttä CRE Premisesin asiantuntijoihin ja löydä yrityksellesi täydellinen toimitila.
