Kun yritys etsii uutta toimitilaa, yksi kysymys nousee aina nopeasti esiin: paljonko tilaa me oikeasti tarvitsemme? Toimistotilan mitoitus ei ole enää pelkkä neliöiden laskuharjoitus, vaan suora osa kustannustehokkuutta, työntekijäkokemusta ja jopa rekrytointikykyä.
Tässä oppaassa käydään läpi toimistotilan mitoitus käytännönläheisesti mutta asiantuntijatasolla: miten lasketaan neliöt per työntekijä, mitkä tilatyypit vaikuttavat eniten, miten hybridityö muuttaa mitoitusta ja millä mallilla vältät yleisimmät virheet.
Miksi toimistotilan mitoitus on 2026 tärkeämpää kuin koskaan?
Toimistotilojen käyttö on muuttunut: työpiste ei enää ole jokaiselle “oma”, ja toisaalta yhteistyö- ja kohtaamistilojen merkitys kasvaa. Samalla yrityksiltä odotetaan tehokkuutta: turhat neliöt syövät budjettia, mutta liian tiukka mitoitus näkyy arjessa nopeasti meluna, ruuhkina ja tyytymättömyytenä.
Hyvä mitoitus ratkaisee käytännössä kolme asiaa:
-
Kustannus: vuokra ja ylläpitokulut suhteessa käyttöön
-
Toimivuus: pystytäänkö työ tekemään sujuvasti (keskittyminen + yhteistyö)
-
Skaalautuvuus: miten tila palvelee, jos henkilöstö kasvaa tai työ muuttuu
Toimistotilan mitoitus kannattaa ajatella investointina työkykyyn ja tehokkuuteen: liian pieni tila maksaa usein enemmän kuin liian suuri – mutta eri tavalla.
Yleisin hakukysymys: paljonko neliöitä per työntekijä?
Käytännössä “oikea” vastaus riippuu työn luonteesta, hybridityön asteesta ja toimistokonseptista. Silti on olemassa toimivia haarukoita, joiden avulla pääsee nopeasti oikeille raiteille.
Neliöt per työntekijä – realistiset haarukat 2026
1) Perinteinen nimetty työpiste (oma paikka kaikille)
-
Tyypillisesti: 12–18 m² / hlö (brutto, eli sisältää yhteiset tilat suhteessa)
2) Moderni monitilatoimisto / aktiivinen tilankäyttö
-
Tyypillisesti: 8–12 m² / hlö
3) Hybridi + jaetut työpisteet (desk sharing)
-
Tyypillisesti: 6–10 m² / hlö
-
Edellytys: hyvä varauslogiikka, riittävästi neuvottelu- ja puhelinkoppeja sekä selkeät pelisäännöt
4) Asiakastyö / projektiorganisaatio (paljon kohtaamisia)
-
Tyypillisesti: 10–16 m² / hlö
-
Syy: enemmän neuvottelua, tiimitiloja ja “war room” -tarpeita
Huomio: nämä ovat suuntaa antavia. Ratkaisevaa on, kuinka suuri osa porukasta on paikalla samanaikaisesti ja millaisia tiloja työ vaatii (hiljainen työ vs. yhteistyö vs. asiakastilanteet).
Toimistotilan mitoituksen “3 askelta” – malli, jolla pääset oikeaan kokoluokkaan
1) Määritä läsnäolokerroin (peak occupancy)
Hybridityössä tärkein luku ei ole henkilöstön määrä, vaan kuinka moni on toimistolla samaan aikaan ruuhkahuippuna.
-
Jos yrityksessä on 50 työntekijää, mutta huippupäivinä paikalla on 35, mitoitus tehdään ensisijaisesti 35:lle (ja sen päälle joustovara).
Käytännön peukalosääntöjä:
-
Vahva hybridi: 0,5–0,7
-
Kohtalainen hybridi: 0,7–0,85
-
Vähäinen hybridi: 0,85–1,0
2) Valitse toimistokonsepti
Konsepti määrittää neliöt ja tilajakauman:
-
Nimetyt työpisteet
-
Jaetut työpisteet
-
Monitilatoimisto
-
Tiimialueet + projektitilat
3) Lisää tilakertoimet (neuvottelu, tauko, varasto, erityistilat)
Moni aliarvioi nämä. Lopputulos on “paperilla toimiva”, mutta arjessa ahdas.
Yleisiä lisätekijöitä:
-
Neuvottelutilat ja pienryhmätilat
-
Puhelinkopit / Teams-huoneet
-
Sosiaalitilat ja taukokeittiö
-
Aulatila / asiakasalue
-
Varastot, IT-tila, arkisto, siivouskomero
-
Mahdolliset erityistilat (studio, labra, koulutustila)
Jos mitoitus tehdään vain työpisteiden mukaan, lopputulos on lähes aina liian pieni. Toimiston arki syö neliöitä “piilossa”: kohtaamiset, puhelut ja tauot tarvitsevat omat tilansa.
Esimerkkilaskelma: 40 hengen yritys, hybridityö käytössä
Yritys: 40 työntekijää
Hybridityö: keskimäärin 3 päivää viikossa toimistolla
Huippuläsnäolo: arvio 28 henkilöä (läsnäolokerroin 0,7)
Vaihtoehto A: Monitilatoimisto (8–12 m² / hlö)
-
28 hlö × 10 m² = 280 m²
Lisää joustovara +10–15 % (kasvu, tapahtumat, ruuhkahuiput):
-
308–322 m²
Vaihtoehto B: Nimetyt paikat (12–18 m² / hlö)
-
40 hlö × 14 m² = 560 m² (huomattavasti suurempi kokonaisuus)
Tämä ero on syy, miksi monet yritykset siirtyvät hybridiin ja monitilamalleihin: kustannus per työntekijä pienenee, mutta vain jos tilajakauma tehdään oikein.
Tilajakauma: mitä tiloja toimistossa pitää olla, jotta mitoitus toimii?
Hyvä toimisto on kokonaisuus, jossa eri työnteon tavat saavat oikeat puitteet. Pelkkä avotila ei riitä.
Työpistealue (keskittyminen)
-
Hiljaiset alueet, ergonomia, riittävä etäisyys
-
Hybridityössä: jaetut paikat toimivat vain, jos työpisteet ovat laadukkaita ja “valmiita käyttöön”
Puhe- ja etäpalaveritilat (kriittisin pullonkaula)
-
Puhelinkopit
-
1–2 hengen Teams-tilat
-
Pienet neuvotteluhuoneet
Tämä on yleisin syy, miksi toimisto tuntuu ahtaalta: ihmiset päätyvät pitämään palaverit avotilassa.
Neuvottelu- ja projektitilat
-
4–6 hengen huoneet arkipäivän palavereihin
-
8–12 hengen huone asiakastapaamisille
-
Projektitila, jossa saa jättää materiaalit paikalleen
Sosiaalitilat ja yhteisöllisyys
-
Taukotila ei ole “nice to have”, vaan hybridityössä usein syy tulla toimistolle
-
Keittiö, kahvipiste, lounge – näissä syntyy kohtaamisia ja tiedonkulkua
Yleisimmät virheet toimistotilan mitoituksessa
1) Arvioidaan läsnäolo väärin
Jos mitoitus tehdään optimistisesti (”kukaan ei tule samaan aikaan”), ruuhkahuiput yllättävät.
2) Alimitoitetaan puhe- ja neuvottelutilat
Hybridityö lisää etäpalavereita. Tarvitaan selkeä kapasiteetti.
3) Unohdetaan säilytys, varasto ja arjen “pienet tilat”
Arkistot, tarvikkeet, IT-laitteet ja palautuspisteet vievät tilaa.
4) Tehdään työpisteistä liian tiheitä
Lyhyellä aikavälillä säästää, pitkällä aikavälillä maksaa: melu, keskeytykset ja tyytymättömyys kasvavat.
Mitoitus eri toimialoille: miten työn luonne vaikuttaa?
Asiantuntijaorganisaatio (konsultointi, IT, hallinto)
-
Painotus: hiljainen työ + Teams-tilat
-
Tyypillisesti: 8–12 m² / hlö hybridiympäristössä
Myyntiorganisaatio
-
Painotus: puhetilat, kohtaamiset, asiakastilat
-
Tyypillisesti: 10–16 m² / hlö
Luovat alat (markkinointi, design, media)
-
Painotus: yhteistyö, projektitilat, studiomainen työ
-
Tyypillisesti: 10–18 m² / hlö tilatarpeesta riippuen
Yritys, jolla on myös varastointi tai huolto (kaupunkilogistiikka)
-
Tarvitaan usein erillinen tila tavaralle, palautuksille ja työkaluille
-
Pääkaupunkiseudulla tämä korostuu etenkin, jos toimitaan esimerkiksi toimitila Helsinki -alueella, mutta operatiivista tavaraa liikkuu mukana
Käytännön vinkit: miten varmistat, että mitoitus toimii myös tulevaisuudessa?
-
Suunnittele huippupäivä, älä keskiarvoa
-
Tee “tilatarveprofiili”: kuinka paljon on hiljaista työtä, palavereita, asiakaskäyntejä
-
Lisää joustovara: 10–15 % on usein järkevä
-
Varmista muuntojoustavuus: väliseinät, kalustus, monikäyttöiset tilat
-
Sovi pelisäännöt: jaetut työpisteet toimivat vain, jos käytännöt ovat selkeät
Miten löydät mitoitukseen sopivan toimiston käytännössä?
Kun tiedät haarukan (esim. 300–350 m²) ja tilajakauman (työpisteet + neuvottelut + kopit), etsintä helpottuu merkittävästi. Silloin voit arvioida kohteita: onko tilassa valmiina riittävästi neuvottelukapasiteettia, onko pohja järkevä ja muuntuuko se.
Tässä kohtaa auttaa myös se, että katsot vaihtoehtoja laajasti Premises.fi:n toimitilahaun valikoimasta: https://www.premises.fi/cre-toimitilahaku/
Huom: jos tarvitset tarkempia tietoja kokonaiskustannuksesta tai tilan erityisominaisuuksista, ne varmistetaan aina kohdekohtaisesti yhteydenotolla.
Paras toimisto ei ole pienin eikä suurin – vaan sellainen, jossa neliöt palvelevat työskentelyä. Hyvä mitoitus näkyy arjessa hiljaisuutena, sujuvina palavereina ja tyytyväisinä työntekijöinä.
Lopuksi: tiivis tarkistuslista toimistotilan mitoitukseen
-
Kuinka moni on toimistolla ruuhkahuippuna?
-
Kuinka paljon tarvitaan Teams-/puhetiloja?
-
Onko riittävästi pienryhmätiloja ja neuvotteluhuoneita?
-
Tarvitaanko asiakasalue tai koulutustila?
-
Kuinka paljon tarvitaan säilytystä ja varastoa?
-
Onko tilassa joustovaraa kasvulle ja muutoksille?
Ota yhteyttä
Etsitkö tilaa, joka on mitoitettu oikein ja tukee yrityksesi arkea myös tulevina vuosina? Ota yhteyttä – autamme hahmottamaan tarpeen ja löytämään sopivan ratkaisun.
👉 löydä yrityksellesi täydellinen toimitila
Yhteenveto: Toimistotilan mitoitus kannattaa tehdä läsnäolohuipun, työn luonteen ja tilajakauman perusteella. Kun työpisteiden lisäksi mitoitetaan neuvottelu- ja puhetilat oikein, yritys säästää kustannuksissa ja parantaa työrauhaa.
